Styret har nå hatt et fysisk møte for første gang på to år. Det føles godt.
Pandemien har preget oss alle på ulikt vis.
I Norge har vi hatt anledning til å avholde digitale og skriftlige /årsmøter sameiermøter. Vi har fått beskjed om at dette ikke har vært lov i Spania. Foreløpig er det heller ikke lov å ha fysiske sameiermøter før etter 31.12.2021 grunnet pandemien.
Valg av styrerepresentanter kan kun foretas ved ordinært sameiermøte. Det betyr at det fungerende styret sitter til oktober 2022.
Vi var i 2019 så fornøyd med å ha fått godkjent vedtekter for Villas de Frente Marino 9.-13, vedlikeholdsfond og valgkomité, verktøy som vil gi muligheter for en god drift av sameiet. Lite visste vi da at det var en pandemi som skulle legge hindringer i veien for styrets arbeid.
Nå er vi heldigvis i gang igjen. Vi velger å legge ut referat fra vårt styremøte som fant sted her på La Manga 6.10.21. Referatet gir en oppdatering på hva vi har gjort og hvor vi står i forhold til vedlikeholdsarbeidet. Håper dere finner at det er nyttig lesning.
Vi håper å kunne ha et ekstraordinært sameiermøte i april 2022. Vi håper da og kunne legge fram tre tilbud på vedlikeholdsarbeidet for Area 11. Da vil arbeidet der kunne igangsettes
1. november 2022.
Styret arbeider videre med flere saker til et slikt møte. Vi vil legge fram forslag til oppdaterte ordensregler inkludert regler knyttet til beplantning og tiltak knyttet til uønsket bruk av bassenget.
Dersom noen har tilbakemeldinger, spørsmål eller saker de ønsker at styret skal befatte seg med hører vi gjerne fra dere.
Beste hilsen
Sally Verkerk
Styreleder
REFERAT
Styremøte Villas de Frente Marino 6.10.2021
Tilstede fra styret:
Sally Bernander Verkerk
Bjørn Plyhn
Knut Daae Hanssen
Eva Olvarsdatter Spord
Tove Romsaas Wang
Fraværende:
J .M.Sambola
Tilsede fra administrasjonen:
Antonio Ruiz Asensio
Marita Nyrelius
- Oppdatering vedlikehold – status-teknisk rapport – status vedlikeholdsfond
Av kommunen er vi pålagt å foreta en teknisk undersøkelse av bygningsmassen før oppussing/vedlikehold kan starte. Styret har valgt en av tre personer, presentert av Antonio, til å utføre den tekniske undersøkelsen av area 11 som er den areaen som først skal vedlikeholdes. Konklusjonen hennes er at bygningene fremstår i all hovedsak i god stand. Dette er en gledelig meddelelse. Teknisk kontrollør har fått tildelt kravspesifikasjonen utarbeidet av styret med hjelp fra byggekomitéen. Spesifikasjonen beskriver i detalj hva som skal inngå i vedlikeholdsarbeidet. I tillegg ville hun gjerne ha en befaring med byggekomité/ styremedlemmer, for og ytterligere avklare nødvendig/unødvendig arbeid.
Denne befaringen vil finne sted 8.10. kl. 9.00.
Hovedkonklusjon så langt er at småsprekker tettes, mens større sprekker/ skader blir reparert før vask og maling. Takstein skal vaskes og skiftes ved behov. Arbeidet skal inkludere tak, alle utvendige vegger også de som går ut mot fellesarealene, som støttemurer gjerder og portaler.
Det var flertall for at problemer med skader på f.eks. trapper og terasser, som skyldes grunnen på bygget, skal belastes sameiet. Slike skader er påvist i Area 9 og 10. Antonio bekreftet at dette var riktig. Skader på, eller som skyldes eiernes egne tilbygg/terrasser dekkes ikke av sameiet.
Antonio informerte om at tre entreprenører har vist interesse for å gi inn tilbud på vedlikeholdsarbeidet basert på kravspesifikasjonen og rapporten fra teknisk kontrollør. Det burde la seg gjøre å få disse tilbudene inn, gjennomgått og vurdert i løpet av februar/ mars.
Vi har et årsmøtevedtak på vedlikehold og maling. Argumenter mot maling har fremkommet i flere år. Det er nå vedtak på maling. Dette for å få tilbake et enhetlig uttrykk i urbanisasjonen etter flere år med individuell behandling/maling og reparasjoner
Det er ønskelig at oppussingen skjer utenom høysesong for å være til minst mulig forstyrrelse for eierne. Innbetalingene til vedlikeholdsfondet tillater oppstart oppussing av area 11 den 1. november 2022. Arbeidet er forventet å vare ca. 5mnd.
- Oppdatering etter situasjonen i koronaperioden, tiltak-sikkerhet
Antonio bekreftet at det under denne perioden med liten tilstedeværelse av eiere har det vært foretatt to daglige kontrollrunder. Ingen av leilighetene har blitt okkupert.
Det har blitt varslet til styret om to leiligheter hvor det er tegn på at uvedkommende har vært i leilighetene, men uten tegn til innbrudd. De har begge levert en oversikt over hva de mener tilsier besøk av uvedkommende.
Styret ser det ikke som sin oppgave å finne klarhet i hva som faktisk har skjedd, men i kjølvannet av disse to meldingene har vi tatt en gjennomgang for å være trygge på sikkerheten rundt nøkler som oppbevares av Paco.
Antonio opplyser at Paco ikke gir ut nøkkel til noen uten å ha fått spesiell beskjed fra eier om å gjøre det. Dersom noen skal inn i leiligheter for å foreta reparasjoner, låser Paco dem inn og ut.
(I etterkant av styremøtet ble styrets leder og nestleder invitert inn til Paco for å se hvordan nøkler blir oppbevart. Nøklene oppbevares i et solid metallskap fra gulv til tak med to låser. Virket betryggende og oversiktlige, samt at vi fikk inntrykk av at Paco har god kontroll og gode rutiner hva gjelder nøkkelhåndtering.)
Eiere har selv et stort ansvar for sine nøkler. Nøkler har blitt gitt ut til flere i løpet av årene, med mulighet for at kopiering av nøkler kan ha forekommet. Dersom noen eiere er bekymret for tilgjengeligheten for uvedkommende til sin leilighet, anbefales det å bytte lås. Kodelås gir god mulighet for kontroll og oversikt.
Uroligheter ved bassenget har vært et problem i sommer. Diverse forslag har vært fremmet for å bøte på dette problemet, bygging av gjerde på topp av det eksisterende, securitasvakt i høysesongen, badevakter etc. Ingen av disse tiltakene er fullt ut tilfredsstillende. Styret vil vurdere å innhente priser på digital lås på bassengporten samt identifiserbare armbånd for bruk ved bading i bassenget.
Enkelte omliggende urbanisasjoner stenger sine bassenger tidlig noe som øker muligheten for uvedkommende til vårt basseng, særlig i perioder når Mar Menor har forurenset vann.
Styret vurderer å kontakte aktuelle nabourbanisasjoner for å diskutere mulig forlenget sesong.
- Arbeidsforhold/oppgaver Paco – stillingsinstruks – rapporteringslinjer
Antonio opplyste at Paco er ansatt som vaktmester Portero, som betyr at han har bosted i og er betalt av sameiet. Styret har fått tilsendt grunnlaget for avtalen fra fagforbundet.
Det er Antonio som fungerer som arbeidsgiver, og Pacos linjeleder. Paco skal forholde seg til ham, og ikke pålegges oppgaver knyttet til fellesområdet av andre enn Antonio.
I og med at Paco bor i urbanisasjonen, skal han kunne varsles ved akutte problemer, som f.eks. lekkasjer, ordensproblem. Dersom Paco finner det nødvendig, varsler han eller rådfører han seg med Antonio. Paco kan være behjelpelig med formidling av kontakt med fagfolk ved behov. Paco skal ellers ikke forstyrres i siesta tiden eller på fridager. Leiligheten hans er hans hjem og skal respekteres som det.
- Informasjon til nye eiere.
Antonio informerte om at alle nye eiere får tilsendt sin kode til Inmomar sine sider.
Dermed har de tilgang til vedtekter, ordensregler, regnskap m.m.
- Ordensregler
Det er kommet klage på utidig oppførsel fra leietagere. Både Paco og andre eiere har ved en anledning følt seg trakassert og truet av leietakere.
Det er av stor betydning at både eiere og leietagere i urbanisasjonen er kjent med og følger ordensreglene. Alle har ansvar for trivsel.
Det har også kommet forespørsel om å endre åpningstiden til bassenget fra kl. 10 til kl. 9. Dette har særlig vært aktuelt når det ikke er mulig og bade i Mar Menor. Styret har ikke tatt stilling til denne forespørselen separat, men vil legge fram oppdaterte ordensregler på neste Årsmøte.
- Neste årsmøte
Det har ikke vært mulig å avholde årsmøter under koronapandemien. Denne restriksjonen varer foreløpig ut 2021. Dersom det lar seg gjøre ønsker styret å avholde et ekstraordinært Årsmøte til våren, fortrinnsvis i forbindelse med påsken. Dette primært for å muliggjøre oppstart av oppussing av area 11 senhøstes.
- Eventuelt
Saker som ble meldt inn ved møtes start er dekket under punktene over.
Styret Villas de Frente Marino
20.10.21
sbv/trw 20.10.21
Villas De Frente Marino Sameiet 