Protokoll fra det ekstraordinære årsmøtet, 2.april 2023

Protokoll fra det ekstraordinære årsmøtet, 2.april 2023

Protokoll fra det ekstraordinære årsmøtet i Villas de Frente Marino Area 9 – 13.

Møtet fant sted på Hotel Dolemar 2.pril 2023

Registrering fra kl.10.00. Møtestart kl.10.30.

Sak 1. Formalia

Totalt 17 eierenheter var representert ved oppmøte. I tillegg ble det registrert 47 fullmakter.

Innkalling og saksliste ble godkjent.

Kjell Langmo og Kåre Hagen ble valgt til tellekorps.

Sally Verkerk ble valgt til referent, og Gunnar Uddu ble valgt til å underskrive protokollen sammen med styreleder.

Gunnar Uddu ble valgt til ordstyrer.

Sak 2. a Skyldsliste og inndriving.

Dette punktet plikter vi å ha med i ethvert årsmøte og ekstraordinært årsmøte. Antonio gjennomgikk denne og opplyste om dem som hadde betalt avdrag. Det ble bestemt at alle skyldnere av mere enn 1000,- Eur. sendes til inkasso i løpet av mai etter at de på forhånd får varsel om dette.

Sak 2. på innkalling

Framdriftsplan renovering av VDFM 9.-13

Styreleder gjennomgikk det utsendte vedlegg i denne saken.

Det ble opplyst at renten for et lån på 10 år var på nåværende tidspunkt 6,5 prosent. Vi vil forsøke å forhandle om, rentesatsen og muligheten for å betale ned lånet på tidligere tidspunkt om vi skulle få muligheten til det.

Det ble presisert at det ikke er sameiet som tar opp lån, det har vi ikke muligheter for. Pegiro tar opp lån (på nåværende tidspunkt er det Deutsche Bank som er deres samarbeidspartner)

Sameiet Villas de Frente Marino gir ingen pant. Dersom Pegiro skulle gå konkurs, skjer det ingenting med oss. Vi har kun forpliktet oss gjennom et beløp pr år til dekning av renter og avdrag som avtalt. Lånet vil fungere som et byggelån. Vi betaler kun renter av det lånebeløp som til enhver tid fysisk er opptatt.

Årsmøtet i oktober 2022 påla styret å finne raskere måter å kunne gjennomføre rehabiliteringen. Etter å ha erfart firmaet Pegiro gjennom arbeidet med Area 11, punktligheten med deres tidsplan, samt overholdelse av økonomien, valgte styret å anbefale løsningen med Pegiro / Banklån.

Under diskusjonen som fulgte framkom ikke uvilje mot rehabilitering, men mot lån.

Det framkom et forslag om at hver eier de neste 3 år kunne innbetale en sum på 2000,-

Eur. Pr. år for å unngå å ta opp lån. Dette forslaget ville ikke de med fullmakt kunne stemme over, da det ikke lå et slikt forslag i saksdokumentene og derfor ikke var forankret oss eierne.

Det ville være vanskelig for flere eiere å kunne være med på en slik finansiering. Vi har 153 eiere i sameiet med forskjellig økonomi. Styret må ta hensyn til dette.

Kostnadene som renter vil gi oss ved å finansiere lån, vil vi kunne få tilbake i form av:

Ferdigstillelse av renovering av hele sameiet i løpet av 4 år. Det vil gi oss eiere større mulighet til å kunne nyte dette selv og minske tiden med stadig pågående arbeid.

Vi vil unngå at skader utvikler seg og gi større kostnader. Derigjennom også øke sikkerheten.

Det vil gi hele sameiet en verdiøkning. En gevinst ved både salg og overføring av eiendommen til neste generasjon.

Det vil gi større forutsigbarhet mot eventuelt stigende utgifter i en 4 års periode i forhold til en 10 års periode.

Styrets forslag til vedtak første punkt ble endret:

Styret gis fullmakt til raskere gjennomføring av renovering av Villas de Frente Marino gjennom kontrakter /forhandlinger med firmaet Pegiro som finansierer dette gjennom bank.

Utgiftene for denne finansieringen tilfaller sameiet.

Årsmøtet godkjenner en innbetaling av Eur. 650 Eur.(325×2) pr. år til vedlikeholdsfondet for betjening av lånet inntil det er innfridd. Første innbetaling med dette beløp vil være i oktober 2023.

Årsmøtet gir styret fullmakt til å signere kontrakt med Pegiro for rehabilitering av Area 10 med bakgrunn i tidligere utsendt anbudsinvitasjon og sammenlignbart tilbud som i area 11. Oppstart er i oktober 2023.

Årsmøtet godkjenner at kompensasjon for ulike kostnader for Areaene 9 og 13 finner sted når renovasjonen er ferdigstilt og lånet er nedbetalt

Det ble votert: Styrets forslag ble vedtatt med 59 mot 5 stemmer.

Sak 3. Instruks for valgkomiteen.

Instruksen ble enstemmig godkjent.

Sak 4. Fellesforsikring av sameiet

Antonio opplyste om at sameiets forsikring utløper 27. april. Han reforhandler med dem og innhenter tilbud for 3 andre selskaper. Han opplyser om at alle selskapene er anerkjente og yter service overfor sine kunder. Valget vil dermed mere stå om pris.

Alle selskaper er nøye med at skadene ikke skal være forårsaket av, eller av unnfallenhet av eierne selv. F.eks. er vi alle forpliktet til å renske og være påpasselig med at sluker fungerer. Vår egen forsikring vil heller ikke dekke skader som skyldes noe utenfra.

Sameiets forsikring dekker skader som oppstår hos eierne ved skader på sameiet som sprukne rørledninger, lekkasje fra takk pga. ødelagt takstein osv.

Sprukne vannledninger, lekkasjer hos eierne selv, må dekkes av eiernes private forsikring. Det må også skader hvor eierens skader påfører skader hos andre i sameiet.

Sak 5. Solcellepanel

Antonio har innhentet nytt tilbud på solcellemuligheter i sameiet. Styret trenger tid til å forelegge dette for fagekspertise. Det kommer flere innspill og vi må få riktigheten av alt på plass før det kan fremlegges for årsmøtet. Det siste tilbudet gir også flere muligheter enn det første. Vi håper å kunne legge frem denne saken i neste årsmøte 15.oktober 2023.

Sak 6. Påbygg og evt. økte kostnader

Det er påvist at eventuelle tilbygg etter ferdigstillelse av sameiet fra Grimanga, ikke gir ekstrakostnader ved renovering. Disse tilbygg har gjort utevegger til inne vegger og disse tas ikke med i renoveringen. Ergo vil renovering av disse leiligheter i forhold til original tegninger bli rimeligere.

I forbindelse med denne saken, ble det etterlyst om disse tilbygg kunne føre til noen andre ekstrakostnader som ble belastet sameiet.

Det ble anbefalt at slike spørsmål kunne sendes styret og ønsket som sak på neste årsmøte.

Sak 7. Antenner og duer

I antenner er det festet CD plater som har effekt som fugl skremsel. I år har det vært hovedvekt av måker. Det ble igjen minnet om at all mating av dyr er forbudt innen sameiet.

Det er dessverre enda noen som kaster ut hele brød.

Sak 8. Revisor

Etter årsmøtet i oktober var sameiet uten revisor.

Avtroppende valgkomite fikk i oppdrag å arbeide videre med det.

Etter en del søking har to eiere sagt seg villige til oppdraget.

Revisorer for perioden  oktober 2022 til  oktober 2024

Revisor 1. Gunnar Skorgevik                 Area 12  Apartment 4

Revisor 2. Jonny Sørå                             Area 12  Apartment 1

Styret I Villas de Frente Marino har fra 9.okober 2022 bestått av:

Styreleder                                  Sally A.B.Verkerk

Nestleder                                   Tom Dahl Frøshaug

Styremedlem                             Tove Romsaas Wang

Styremedlem                             Gunnstein Garman

Styremedlem                             Frank Helleseth

Varamedlem                              Carsten Troye

Varamedlem                              Juan Antonio Asensio

Møtet ble avsluttet 13.00